Technische Details

City-Gutschein-Software

Vorteile einer Gutschein-Software gegenüber rein analogen Systemen

Der Gutscheinverkauf ist nicht neu. Die Methoden für den Gutscheinverkauf haben sich aber im Laufe der letzten Jahre deutlich geändert.

Es gibt nach wie vor Anbieter, die ihre Gutscheine von Hand ausstellen, mit einem Stempel versehen und den Betrag des verkauften Gutscheins mit Datum in einen Schreibblock oder eine Excel-Tabelle eintragen. Diese Art des Gutscheinverkaufs und die Verwaltung sind nicht mehr zeitgemäß, denn Kundenerwartungen und der Wettbewerb verändern sich.

Immer mehr Kunden kaufen online ein. Zudem sind Gutscheine oft “Last-Minute-Geschenke”. Beide Trends sorgen dafür, dass Kunden nicht mehr persönlich in einen Laden gehen oder mehrere Tage auf einen Gutschein warten wollen, den sie zudem meistens nicht personalisieren können.

Eine Gutscheinsoftware versetzt Sie in die Lage, Gutscheine rund um die Uhr ohne Personalkosten und Zeitaufwand auch online zu verkaufen. Der Onlineverkauf fördert den Service für Ihre Kunden, da der Weg während der Öffnungszeit in die Verkaufsstelle entfällt.

Die Zustellung der online verkauften Gutscheine erfolgt elektronisch per E-Mail mit PDF-Anhang sofort nachdem Kauf an die Person, die den Gutschein erhalten soll.

Der Onlineverkauf schließt aber den lokalen Verkauf nicht aus! Wenn Sie den persönlichen Kontakt mit Ihren Kunden pflegen wollen und hochwertige Gutscheine z.B. auf Hochglanzkarton mit besonderen Umschlägen anbieten möchten, dann steht dem mit unserer Gutscheinsoftware nichts im Weg.

Weitere allgemeine Vorteile im Überblick:

  • Höhere Sicherheit gegenüber manuell erstellten Gutscheinen
  • Code-Prüfung bei der Einlösung möglich
  • Zeit- und Kostenersparnis gegenüber manueller Erstellung
  • Einfaches und schnelles Erfassen der QR-Codes z.B. via Smartphone oder Tablet
  • Immer aktuelle Übersicht der Gutscheinverkäufe und Einlösungen
  • Restbestandsprüfung für den Kunden einfacher
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands gegenüber manuell erstellten Gutscheine

Einige spezielle Vorteile der hellmedia City-Gutschein-Software:

  • 100% provisionsfrei
  • Hostingstandort Deutschland, Rechenzentrum Frankfurt; Windows 2016 / 2019-Hochleistungswebserver
  • Sie erhalten das lizensierte unbefristete Nutzungsrecht an der Software
  • Nur Sie nutzen die Software in Ihrer Installation, kein Zugriff durch Dritte auf Ihre Daten
  • Umsetzung und Betrieb Ihres Projektes entsprechend DSGVO: Sie erhalten eine von allen anderen Projekten separierte SQL-Datenbank für Ihre Kundendaten und ihr Projekt wird unter einer Domain installiert, die Ihnen gehört
  • Tägliche Datensicherung
  • Bei Bedarf durch Sonderprogrammierung erweiterbar
  • 24h / 7 Tage Support verfügbar

Gutscheinarten

Die hellmedia City-Gutschein-Software ist in der Lage, verschiedene Vorlagen und Größen von Gutscheinen zu verwalten.

Bei Geschenkgutscheinen unterscheiden wir nach einer Neuregelung der EU ab 01. Januar 2019 zwischen Einzweckgutscheinen (Leistungsgutschein) und Mehrzweckgutscheinen (Wertgutschein mit € Betrag):

Einzweckgutschein

  • Einlösbar für eine bestimmte Leistung, wobei der Gutschein aus einer oder mehreren Leistungen zusammengestellt werden kann.
  • Für jede Leistung kann ein individueller MwSt.-Satz hinterlegt werden. Damit ist es möglich, einen Gutschein wie z.B. Übernachtung (7%) mit Frühstück (19%), oder Museumsbesuch (0%) inkl. Kaffee & Kuchen (19%) anzubieten, ohne auf alle Leistungen den höchsten Steuersatz anzuwenden.

Gutscheinleistungen werden zentral im Backoffice der Software verwaltet. Sie können beliebig viele
Leistungen einstellen. Eine Leistung wird intern mit folgenden Positionen definiert:

  • Bezeichnung der Leistung
  • Beschreibung der Leistung
  • aktiv / inaktiv
  • Einzelpreis inkl. MwSt.
  • Enthaltene MwSt. in %
  • Betrieb der Leistungserbringung
  • Kostenstelle des Betriebes der Leistungserbringung

Damit können auch komplexe Betriebsstrukturen buchhalterisch abgebildet werden, wenn es eine Leistungsabgrenzung z.B. zwischen Hotel, Restaurant, Akzeptanzstelle 1 oder Akzeptanzstelle 2 gibt.

Mehrzweckgutschein

  • Zählt wie ein Wertgutschein als Zahlungsmittel, das für verschiedene Zwecke eingelöst werden kann
  • Einlösbar oft in mehreren Annahmestellen
  • MwSt muss/kann bei Ausgabe nicht festgelegt werden, sondern wird bei Einlösung je nach Leistung abgerechnet

Zur Verkaufsförderung ist es mit unserer Software möglich, einen Wertgutschein mit einem Wert von z.B. 100€ für 90€ zu verkaufen. Aus Erfahrung werden ca. 20% der verkauften Gutscheine nie eingelöst, daher führt der 10% Rabatt sicher zu keinen Verlusten.

Der Betrag eines Wertgutscheins kann über unsere Software in beliebigen Stufen eingestellt werden. Es ist aber auch möglich vorzugeben, dass der Käufer einen individuellen Betrag wählen kann, z.B. 33€. Bei dieser Einstellung kann man im System einen unteren und einen oberen Wert festlegen.

Bei City-Gutscheinen handelt es sich in der Regel um Mehrzweck- / Wertgutscheine, die bei mehreren Unternehmen der Stadt eingelöst werden können.

Übrigens: Jede Gutscheinart kann einem oder mehreren Verkaufskanälen zugeordnet werden. Damit sind oft auch unterschiedliche Gutschein-Designs und -formate verbunden, was mit der hellmedia City-Gutschein-Software völlig unproblematisch möglich ist.

Verkaufskanäle

Pro Gutschein kann individuell festgelegt werden, auf welchem Verkaufskanal dieser gelistet werden soll. Es gibt Einsatzzwecke für Gutscheine, deren Nutzung verschiedenen Zwecken dient und die daher nicht überall verfügbar sein sollen.

Online

Im Onlineverkauf ist man 24 Stunden präsent und hat eine Fülle von
Möglichkeiten, um Gutscheine mit verschiedenen Bildmotiven „emotional zu verpacken“. Hinzu kommt die Zeit und Kostenersparnis gegenüber dem stationären Verkauf.

“Online” ist außerdem inzwischen Verkaufskanal No. 1 geworden, nicht erst im Zuge der Corona-Epedemie. Immer mehr Deutsche bevorzugen Online-Shopping gegenüber dem traditionellen Ladengeschäft, weil es stressfrei, kurzfristig, kontaktfrei und umweltfreundlich zu erledigen ist. Ein City-Gutschein, der online verfügbar ist, schlägt hier eine Brücke zwischen Online-Käufern und Händlern vor Ort und fördert so den regionalen Handel.

Vorteile der hellmedia-Software im Online-Verkauf

  • Einfache Integration in bereits bestehende Websites
  • Strukturierte Auflistung der verschiedenen Gutscheinkategorien
  • Auswahl unterschiedlicher Gutschein-Designs möglich
  • Wertgutschein mit frei wählbaren Betrag
  • Leistungsgutscheine mit auswählbaren Leistungen
  • Bereitstellung in verschiedenen Sprachen möglich
  • OnlineShop-Warenkorbfunktion
  • Unterscheidung zwischen Gutscheinkäufer und Gutscheinempfänger
  • Bezahlung über zahlreiche Online-Zahlungsarten möglich
  • Automatischer Gutscheinversand an den Käufer per E-Mail als PDF
  • Automatische Generierung von Rechnung und Lieferschein per PDF und Versand an den Käufer
  • AGB-Verwaltung und Akzeptanzprüfung in der Website

POS (Lokale Verkaufsstelle)

Typische Beispiele für lokale POS, an denen City-Gutscheine verkauft werden, sind Tourist-Infos, Rathaus, Bank oder Sparkassen, Buchhandel etc…

Der Verkauf erfolgt über eine Windows Backoffice Software. Partner mit speziellen Zugangsdaten haben die Berechtigung, Gutscheine zu verkaufen. Auch hier steht die komplette Palette aller im System verfügbaren Gutscheine zur Verfügung.

Zusätzlich können hier spezielle Gutscheine verkauft werden, die vor Ort auf Spezialpapier oder Karton aus Ihrer Druckerei gedruckt werden können. Prinzipiell ist jedes Format möglich. Nur der lokale Drucker bestimmt das Format.

Vorteile der hellmedia-Software im POS-Verkauf

  • Auswahl aller verfügbaren Gutscheinarten
  • Individualisierung mit Anrede, beschreibendem Text, Gutscheindesign und -wert
  • Erfassung der Kontaktdaten des Käufers für die Rechnungserstellung und Lieferschein
  • Kunden-Datenbank
  • Gutscheine mit Leistungen
  • Gutscheine mit individueller Wertangabe
  • Ausdruck der Gutscheine, Rechnung und Lieferschein
  • Einlösen von Gutscheinen, u.a. mit QR-Code-Scanner
  • Teileinlösen von Gutscheinen mit Kommentaren
  • “Gutscheineinlösung stornieren”-Funktion

Gutschein-Gestaltung und Gutscheinvorlagen

Die Gutscheinsoftware hat ein integriertes Gutschein-Gestaltungstool. Damit sind Sie in der Lage, bestehende Gutscheine abzuändern oder neue Gutscheine zu erstellen. Sie sparen damit nicht nur externe Kosten, sondern sind auch frei in der Anwendung unserer Software.

Prinzipiell können beliebig viele Gutscheintypen verwaltet und angeboten werden. Jeder Gutschein kann einzeln aktiviert und inaktiviert werden. Es gibt immer wieder Gründe, warum ein bestimmter Gutscheintyp für einige
Wochen aktiv oder inaktiv sein soll.

Wenn gewünscht, kann jeder Gutschein ein anderes Format haben.

Bei der Auswahl des Formates sollte darauf geachtet werden, wie der Gutschein transportiert bzw. gedruckt werden soll.

Beim Onlineverkauf und der Zustellung per E-Mail als PDF-Dokument sollte das DIN-A4-Format gewählt werden,
da ein DIN-A4-Drucker der Standard in jedem Haushalt oder Büro ist. Um Tinte beim Ausdruck einzusparen, kann auf einem DIN-A4-Format auch ein kleinerer Gutschein, z.B. DIN A5, platziert werden.

Wenn Ihr Drucker auch andere Papierformate, wie z.B. A5 oder Postkarten verarbeiten kann, dann ist es möglich, stationär auch diese Formate zu bedrucken.

Das kleinste Format ist die Check-Karte. Prinzipiell reicht der Platz auf einer Checkkarte für den Gutscheincode, den QR-Code und den Gutscheinbetrag sowie Ihre Marke.

City Gutschein Motive
City Gutschein Spa

Lieferarten und Verpackung

Prinzipiell können beliebig viele Lieferarten für die Gutscheine definiert werden. Bei der Lieferart kann auch zusätzlich eine Verpackung gewählt werden. Der Käufer kann z.B. im Gutscheinshop auf der Website den Gutschein auswählen und zusätzlich eine Flasche Champagner. Dann würde die Lieferart „Postversand als
Geschenk“ ausgewählt.

Typische Lieferarten und Verpackungen

  • E-Mail Versand
  • Postversand Standard-Druck
  • Postversand Ausdruck auf Spezialpapier
  • Postversand als Geschenk
  • Selbstabholung Standard-Druck
  • Selbstabholung Ausdruck auf Spezialpapier

Zu jeder Lieferart kann ein Aufpreis (Bearbeitungspreis) definiert werden. Dabei können individuelle Preise für D / A / CH bzw. den Rest der Welt hinterlegt werden.

Ebenso kann festgelegt werden, ob die Lieferkosten ab einem bestimmten Gutscheinwert entfallen, um den Verkauf zu steigern.

Zahlungsarten

Die hellmedia Gutscheinsoftware bietet eine Vielzahl von Zahlungsarten für den Verkauf an. Einige der Zahlungsarten sind typisch für den Onlineverkauf, andere für den lokalen Verkauf.

Beim lokalen Verkauf kann man die vom Käufer gewünschte Zahlungsart angeben, jedoch wird diese nur in der Gutscheinsoftware als Hinweis vermerkt.

Zahlungsarten beim stationären Verkauf

  • Bar
  • EC-Karte
  • Kreditkarte Visa
  • Kreditkarte Master Card
  • Kreditkarte American Express
  • Auf Rechnung für Firmenkunden
  • Intern – Kulanzfall

Zahlungsarten beim Online-Verkauf

  • Auf Rechnung
  • PayPal
  • Visa Card
  • Master Card
  • American Express
  • Diners Club
  • JCB
  • Sofortüberweisung
  • Klarna
  • Giropay
  • paydirekt
  • Vorauskasse

Bei jeder Zahlungsart kann definiert werden, wo diese angewendet werden soll (GutscheinShop, lokaler Verkauf oder beides). Ebenso kann bei jeder Zahlungsart eine Bearbeitungsgebühr eingestellt werden.

Der Verkaufsbericht informiert über die Umsätze in einem frei wählbaren Zeitraum, sortiert nach Verkaufsweg, und kann frei gefiltert werden.

Gutschein-Verwaltung

Die Gutscheinverwaltung erfolgt in unserer komfortablen Windows Backoffice-Software.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Suchfunktion nach Gutscheinen, Gutschein-Codes, Käufer-Daten
  • Verkaufsbericht mit Übersicht für jeden Mitarbeiter / Partner im Verkauf
  • Einlösebericht mit Übersicht für jeden Mitarbeiter / Partner im Verkauf
  • Übersicht der aktuellen Gutscheinwerte (Kaufpreis, aktueller Wert)
  • Verlauf für Teileinlösungen
  • Export für statistische Auswertungen
  • Export für Finanzbuchhaltung
  • Monatsabschluss, Quartalsabschluss und individuelle Zeiträume

Rechnungslegung, MwSt. und Buchhaltung

Rechnung und Lieferschein

Unsere Gutscheinsoftware erzeugt voll automatisch nach dem Verkauf an der Rezeption oder Online eine Rechnung und einen Lieferschein.

Beide Dokumente können im Backoffice individuell gebrandet werden.

Ein separater Nummernkreislauf erzeugt Transparenz für Ihre Buchhaltung.

Typische Vorgabewerte:

  • YYYY für das Jahr
  • MM für Monat
  • DD für Tag
  • NNNNNNNN für eine 8stellige durchlaufende Nummer

Beim Onlineverkauf werden die Dokumente sofort nach dem Kauf an die E-Mail Adresse des Käufers in Form von PDF Dokumenten gesendet.

Beim POS-Verkauf können Rechnung und Lieferschein vor Ort ausgedruckt werden oder per E-Mail an die Adresse des Käufers gesendet werden.

Mehrwertsteuer

Aufgrund von komplexen Leistungsverknüpfungen auf einem Leistungsgutschein und der Thematik
Besteuerung nach Höchst-Steuersatz einer beinhalteten Leistung, haben wir unseren Kunden die Möglichkeit
geschaffen, verschiedene MwSt.-Sätze zu verwalten und bei den Leistungen, die auf einem Gutschein aufgeführt werden, zu hinterlegen.

Typische MwSt. Sätze:

  • 0% für Wertgutscheine und Museen
  • 7% für Übernachtung
  • 19% als Standard

Die enthaltene MwSt. wird auf der Rechnung anteilig zu den verschiedenen Steuersätzen ausgegeben.

Vorteile der hellmedia City-Gutschein-Software:

  • Automatisierte Erstellung von Rechnung und Lieferschein
  • Eigenes Branding möglich
  • Verwaltung individueller MwSt.-Sätze
  • Ein Gutschein kann aus verschiedenen Leistungen mit unterschiedlichen MwSt. Sätzen bestehen
  • Individuelle Kostenstellen für Leistungen eines Gutscheins
  • Individuelle Betriebszuordnung
  • Datenexport für Monatsabschluss für die Finanzbuchhaltung
  • Geringer Verwaltungsaufwand im Backoffice der Software

Marketing und Promotion-Codes

Der Gutscheinverkauf gehört ebenso wie eine Website, ein Onlineshop oder ein Buchungssystem zu den modernen Marketing-Instrumenten. Sie können damit neue Kunden gewinnen und Bestandskunden mit einem
besonderen Service an sich binden.

Die Einlösung von Gutscheinen führen in der Regel dazu, dass mehr konsumiert wird als der Gutscheinwert beträgt. Jeder Netzwerkpartner, der als Akzeptanzstelle für die Gutscheine angeschlossen ist, kann damit einen
weiteren Mehrwert für sich erzielen.

Der Gutscheinverkauf kann aktiv gefördert werden, indem der Käufer einen Preisvorteil beim Gutscheinkauf erhält. Ein Wertgutschein über 100€ kann z.B. für einen Kaufpreis von 90€ angeboten werden. Diesen Preisvorteil finanzieren Sie aus den ca. 20% nicht eingelöster Gutscheine. So zahlen Sie keinen Cent extra und der Kunde freut sich über diesen Preisvorteil und empfiehlt Sie weiter.

Wenn Sie Werbeaktionen in verschiedenen Vertriebskanälen planen, dann können Sie auch mit sog. “Promotion Codes” arbeiten. Wird ein potentieller Gutscheinkäufer auf Ihre Aktion aufmerksam und notiert sich den Promotion Code, dann kann er diesen beim Gutscheinkauf eingeben. Sie definieren dabei, welchen Vorteil der Käufer durch die Nutzung des Promotion Codes erhält. Der Nachlass kann in Prozent oder in Euro definiert werden.

Folgende Faktoren werden berücksichtigt:

  • Zeitraum der Gültigkeit
  • Mindestbestellwert
  • Gutscheinart

Sicherheit

Datenschutz und Datensicherheit steht bei uns an oberster Stelle. Aus diesem Grund haben wir uns auch bei diesem Produkt dazu entschlossen, keine typische Cloudlösung zu entwickeln, in der Sie als Kunde und Anwender ein Mandant in einer großen Datenbank neben hunderten anderer Kunden sind.

Wir installieren die hellmedia City-Gutschein-Software für jeden Kunden unter einer individuellen Domain und verwenden eine eigene isolierte Datenbank zur Verwaltung der Gutscheine und Umsätze.

Separate Datensicherungen und im Bedarfsfall eine Daten-Rücksicherung sind dadurch sichergestellt. Selbst die Sicherung der Daten in zyklischen Abständen für Ihren Tresor und den absoluten Notfall ist damit möglich.

Die Gutscheine selbst sind durch fälschungssichere Codes (Buchstaben-Zahlen-Kombinationen, QR-Codes und Barcodes) individuell abgesichert, während die Usability insgesamt dadurch nicht leidet, sondern sogar gefördert wird. So kann man Gutscheine mit einer Smartphone-App oder einem Barcode-Leser durch scannen des Codes ganz flexibel einlösen.